深圳供電局“拉鏈式”工作法實現合同全過程閉環管理

信息來源:南方電網報  發布時間2020-10-30

  長期以來,許多企業的合同管理存在重簽訂階段管理、輕合同履行的情況,未能將管理鏈條貫穿到合同全過程。“十三五”期間,深圳供電局應用“拉鏈式”工作法,將合同管理貫穿簽約前、審核簽約、履行和履行后四個階段,確保合同流程的“鏈牙”走到哪里,合同管理的“拉頭”就跟進到哪里,實現了合同全過程精益閉環管理。

  風險關口前移,確保合同文本合法有效

  合同是企業在現代市場經濟條件下從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶,也是產生糾紛的重要來源。為有效防范合同法律風險,深圳供電局制定合同管理制度,建立了法律部門歸口管理,招標采購、財務、辦公等各相關部門各負其責、分工協作的合同全過程管理機制,形成合同全過程立體管理。

  “我們將加強企業合同簽約前管理作為規范經營行為、防范市場風險重要管理手段。”深圳供電局法律部相關負責人介紹,深圳供電局從制度上明確招標文件必須進行法律審核,在采購流程中嵌入合同審查節點,明確采購文件的法律審查要求,強化招標文件標準文本的制定及管理,實現風險關口前移,有效杜絕招標文件與合同不一致等法律風險。

  合同標準文本是提升合同質量的重要方式,完善標準合同文本具有重要現實意義。近年來,深圳供電局將加強合同標準文本管理作為加強合同簽訂中管理的重要切入口,在提升合同文本質量的同時有效提高了合同管理效率。通過梳理公司合同標準文本的需求情況,從業務需求和適用性兩個維度建設統一的標準文本體系框架;實施合同標準文本使用率考核機制,推廣合同標準文本應用;對使用標準文本的非重大合同、不涉及金額的合同及框架合同下的訂單合同等進一步壓縮審批流程,審核部門審核速度持續加快。2019年,深圳供電局累計完成10個業務領域共計37類合同文本修編或新增工作,標準文本覆蓋面和文本適用性進一步增強。該局法律部積極引導業務部門應用標準文本,全年公司合同標準文本使用率達94.59%,超過南方電網公司年初制定的70%平均指標。

  加強履約監控,維護企業合法權益

  “合同簽訂的目的是履行合同實現合同目的,所以加強合同履行管理才能真正實現合同全過程管理。”

  深圳供電局法律部合同管理專責說。“法律工作管理部門發揮業務優勢,在加強合同履行監控的同時,協助業務部門妥善處理合同履行爭議和糾紛,在依法合規的基礎上維護公司利益。”

  據悉,深圳供電局編制了《合同履行監控指引》,明確各有關部門管理職責分工,對履行主體、合同標的、合同款項支付、履行時間地點等關鍵履行環節明確監控內容和監控方式,便利合同承辦部門依約定履行合同義務和行使合同權利,減少履行中的法律風險和維護企業合法權益。

  此外,該局細化完善14項合同履約考核指標,編制《合同考核管理實施細則》,將合同履行及糾紛處置法律風險控制設置為組織績效考核指標;開展合同全過程管理檢查和評價,形成對現有問題的匯總和工作完善的建議,制定切實可行的改進措施,實現合同全過程閉環管理。

  該局還制定并落實合同培訓計劃,針對合同簽訂及履行要點、新合同管理系統運用等內容,采取現場培訓、網絡課件學習等多種形式對各級合同承辦人員開展培訓;編制合同承辦人資格考試題庫,落實合同承辦人“凡進必考”制度,提升承辦人員辦理合同業務素質和能力。

  下一步,深圳供電局將持續對標國際國內先進企業合同管理模式,加強合同標準文本管理,優化合同履行階段管理,優化合同履行監控條款,重點規范合同變更管理,妥善解決合同變更應變未變、缺少依據等問題。堅持問題導向,實現從合同“抽查”到“普查”的進化,不斷升級合同全過程精益閉環管理。 (郭必偉)

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